Administrar um condomínio não é uma tarefa muito fácil, é preciso ter conhecimentos em algumas áreas específicas para uma boa gestão, entre elas podemos destacar as principais como administração, contabilidade, conhecimentos jurídicos e ser um grande solucionador de conflitos, ou seja podemos comparar o modelo de gestão com o de uma pequena empresa. Pensando em todos esses fatores, decidimos facilitar a sua vida e mostrar como fazer uma gestão de condomínio eficaz.
O que envolve uma boa gestão de condomínio?
Fazer uma gestão de condomínio envolve muitas áreas e alguns assuntos complexos, por isso é recomendado ter um síndico capacitado em conjunto com uma empresa administradora de condomínios que irá facilitar o dia a dia do síndico, alguns serviços prestados pela administradora são:
- Contabilidade
- Administração
- Assessoria Jurídica
- Auditoria
- Consultoria financeira e administrativa
- Consultoria fiscal, trabalhista, tributária e contábil
- Gestão de conflitos que possam ocorrer
Alguns serviços que são mais específicos:
- Constituição do condomínio – assembleias, atas, registros
- Elabora de previsão orçamentária
- Cobra valores mensais de condomínios, fixos e extras
- Emiti boletos e cobranças para o pagamento na rede bancária
- Realiza a manutenção de cadastro dos condomínios
- Realiza o demonstrativo de receitas e despesas de cada unidade do condomínio
- Administração de pessoas – funcionários e prestadores de serviços;
- Assessoria para manutenção, reformas e serviços em geral
- Realiza o controle de vencimento de seguros e renovações também de apólices
- Elabora relatório de inadimplentes
- Representa o o condomínio perante órgãos da administração pública e outras instituições
- Realiza pagamentos e recebimentos gerais
- Organiza assembleias – editais e assessoria geral
- Emite relatórios fiscais, contábeis e de pessoal
- Guarda e atualiza os documentos do condomínio
- Entre outras necessidades dos clientes
Quais benefícios de ter uma administradora de condomínios?
Uma administradora é especializada em fazer a gestão de um condomínio e irá atender melhor as necessidades dos moradores, além disso caso nenhum residente do condomínio tenha disponibilidade para ser síndico, a administradora irá contratar um síndico profissional para realizar os serviços necessários. Outros benefícios que uma administradora pode proporcionar são menor consumo de água e energia para o condomínio, menor gasto de manutenção, profissionais altamente qualificados, menor risco de penalizações legais, despesas controladas entre outros.
E se não existir a possibilidade de contratar uma administradora?
Bom, se não for possível contratar uma boa administradora, ainda é possível que o síndico realize uma boa gestão de condomínio sozinho, porém pode demandar mais tempo para isso aqui vai algumas dicas para fazer uma boa gestão de condomínio:
Administração Financeira
O síndico precisa estar atento a todo o processo de gestão de condomínio, um dos mais importantes é a administração financeira que envolve pagamento dos funcionários, água e luz, manutenção dos prédios, impostos, fornecedores, possíveis reparos ou tarefas que não estavam previstas, treinamento de profissionais etc.
O ideal é fazer um planejamento anual do fluxo de caixa e cada tarefa a ser feita, seja por meio de software ou planilhas (Veja 6 planilhas que preparamos para facilitar a gestão de condomínios).
Prestação de contas e previsão orçamentaria são obrigatórias
Anualmente o síndico deve apresentar obrigatoriamente a prestação de contas e a previsão orçamentária em uma assembléia geral entre os moradores do condomínio, alguns itens que devem ser apresentados e comprovados são:
- Dedetização e e lavagem da caixa d’água
- Seguro do prédio e Funcionários
- Certificado de Brigada de Incêndio
- Vistoria de para-raios
- Entre outros.
Contas a serem recebidas e pagas
Tanto contas a serem pagas quanto a serem recebidas devem ser muito bem organizadas para não acontecer de achar que está sobrando ou faltando dinheiro no caixa, o ideal é ter marcado e organizado tudo o que será feito,uma simples planilha resolve muito bem o problema.
Administração das vagas do condomínio
Este é um problema que ocorre frequentemente nos condomínios, o ideal é adotar um sistema que seja aceito pela maioria dos moradores, como vagas fixas ou periódicas. Aqueles que não respeitarem a regra devem ser multados para não ocorrer a desordem.
Um fato importante e obrigatório para todo condomínio
Contratar um bom seguro é obrigatório por lei para qualquer condomínio, porém é preciso escolher uma seguradora de confiança e que fornece o melhor custo benefício,a Uniex Seguros possuí parceria com as melhores seguradoras do Brasil, você pode realizar uma cotação clicando Aqui: cotação Uniex Seguros